Conditions d’utilisation

01 — Acceptation et portée

Un service destiné aux entreprises de construction.

Les présentes conditions constituent une entente entre 9572-9026 QUÉBEC INC., faisant affaire sous le nom de Fondation Flow (« Fondation Flow »), et l’entreprise ou le professionnel qui utilise le service (« Client »). La personne qui crée un compte, accepte une commande ou utilise le service au nom du Client confirme avoir l’autorité nécessaire pour le lier. Le service est offert à des fins commerciales et professionnelles, et non pour un usage personnel ou familial.

Une proposition commerciale, un bon de commande, une annexe de traitement de données ou une entente signée peut compléter ces conditions. En cas de conflit, le document signé le plus spécifique prévaut pour l’élément concerné.

02 — Comptes, rôles et sécurité

Chaque accès doit appartenir à la bonne personne.

• Le Client fournit des renseignements exacts, garde ses comptes à jour et attribue le rôle minimal nécessaire.
• Les identifiants ne doivent pas être partagés. Chaque utilisateur est responsable des actions effectuées avec son compte, sauf accès non autorisé signalé rapidement.
• Le propriétaire du compte gère les invitations, les départs d’employés, les superviseurs, les accès administratifs et l’activation des fonctions sensibles.
• Le Client nous avise sans délai d’une perte d’appareil, d’un accès suspect ou d’un changement qui exige de retirer une permission.
• Fondation Flow peut exiger une authentification renforcée, suspendre une session ou limiter un accès pour protéger le service et ses utilisateurs.

03 — Service et fonctions

Une plateforme de gestion, pas un substitut aux professionnels réglementés.

Selon le forfait et la configuration, Fondation Flow peut fournir un CRM, des suivis de leads, des soumissions, des signatures électroniques, un calendrier, des projets, des affectations, des poinçons GPS, des feuilles de temps, des reçus, des coûts, des rapports, des communications, des transferts de leads, des fonctions d’IA et un Centre de croissance.

Fondation Flow n’est pas un cabinet juridique, comptable, fiscal, de ressources humaines ou d’ingénierie. Le service ne remplace pas l’évaluation d’un professionnel, les vérifications de licence, les obligations de la CNESST ou de la CCQ, la paie, les remises gouvernementales, les assurances, les permis, les normes du bâtiment ni les obligations d’un employeur.

Les services de comptabilité connectée sont facultatifs. En reliant QuickBooks Online, le Client confirme qu’il est autorisé à administrer l’entreprise QuickBooks choisie et demande à Fondation Flow d’utiliser les services d’autorisation et de comptabilité d’Intuit pour chaque transfert examiné par l’utilisateur. La première version transmet dans un seul sens des clients choisis, des factures finalisées et des paiements enregistrés de Fondation Flow vers QuickBooks. QuickBooks demeure un service comptable indépendant et le Client doit vérifier l’association des clients, les articles, les taxes, les totaux, les paiements, les doublons et les écritures comptables qui en résultent. Une déconnexion effectuée dans Fondation Flow révoque les accès futurs et retire les données de connexion actives de Fondation Flow. Une déconnexion effectuée dans QuickBooks invalide l’accès Intuit; le Client doit ensuite se connecter à Fondation Flow et choisir Déconnecter QuickBooks pour terminer la suppression des données de connexion conservées localement. Aucun de ces parcours ne supprime les Données du Client dans Fondation Flow ni les dossiers déjà créés dans QuickBooks. Les conditions et la déclaration de confidentialité distinctes d’Intuit continuent de s’appliquer.

04 — Données du Client

Le Client conserve ses dossiers; il doit aussi avoir le droit de nous les confier.

Le Client demeure propriétaire des contenus et renseignements qu’il saisit ou fait saisir dans le service (« Données du Client »). Il accorde à Fondation Flow une autorisation limitée de les héberger, reproduire, transmettre, structurer et autrement traiter uniquement pour fournir, sécuriser, soutenir et améliorer les services convenus, ou respecter la loi.

Le Client déclare et s’engage à :

• avoir une base légitime et les consentements requis pour les renseignements de clients, prospects, employés, sous-traitants et signataires;
• fournir les avis nécessaires avant la collecte, notamment pour le GPS, le profilage, l’IA et les communications commerciales;
• limiter la saisie aux renseignements nécessaires et ne pas utiliser les notes libres pour des renseignements sensibles non requis;
• tenir les renseignements à jour lorsqu’ils servent à prendre une décision concernant une personne;
• répondre aux demandes d’accès, de correction, de retrait et de suppression concernant les dossiers qu’il contrôle, avec notre assistance raisonnable.

05 — SMS, courriels et notifications

L’outil transmet le message; l’expéditeur reste responsable de sa légitimité.

Le Client est responsable du contenu, du destinataire, du moment et de la base légale de chaque communication qu’il déclenche ou configure. Pour un message électronique commercial, il doit notamment pouvoir démontrer le consentement applicable, identifier clairement l’expéditeur et offrir un mécanisme de désabonnement fonctionnel. Il doit honorer rapidement les demandes STOP, les retraits de consentement et les préférences de communication.

Certaines confirmations ou mises à jour strictement opérationnelles peuvent être permises sans constituer une sollicitation commerciale. Le Client doit toutefois évaluer le contexte et éviter de transformer un message de service en promotion non autorisée. Une demande d’avis Google ne part pas automatiquement : elle exige une décision explicite d’un utilisateur autorisé.

06 — Intelligence artificielle

Les sorties d’IA sont des aides de travail à vérifier.

L’IA peut générer un message, résumer un dossier, proposer une prochaine action ou recueillir des réponses de préqualification. Elle peut produire une information inexacte, incomplète, biaisée ou inadaptée. Le Client peut expressément activer des réponses de relance encadrées et des déplacements vers l’une des trois issues qu’il choisit : Perdu lorsqu’un lead a choisi un autre entrepreneur, ou une étape ouverte pour un rappel ou une soumission demandée. Aucun flux ne peut automatiquement déclarer un dossier Gagné. Une réponse ambiguë ou sensible exige une intervention humaine. Le Client doit vérifier toute sortie avant de l’utiliser pour un prix, une portée de travaux, une soumission, un rendez-vous, une décision d’emploi, un engagement contractuel, un conseil technique ou une autre décision importante.

Le Client ne doit pas configurer Fondation Flow pour prendre sans intervention humaine une décision ayant un effet juridique ou important sur une personne, sauf s’il respecte toutes les obligations de transparence, d’explication, de rectification et de révision humaine applicables. Il ne doit pas soumettre à l’IA des secrets ou renseignements sensibles qui ne sont pas nécessaires.

07 — GPS, employés et feuilles de temps

La localisation liée au poinçon doit rester nécessaire, transparente et proportionnée.

Un poinçon normal peut enregistrer une position ponctuelle lorsque l’employé choisit de poinçonner son entrée ou sa sortie. Sur un appareil Apple ou Android compatible, l’employé peut activer séparément une protection facultative contre l’oubli de poinçon. Elle peut armer une surveillance locale de la zone jusqu’à 30 minutes avant un début planifié, sans téléverser de preuve GPS liée au début planifié avant le début. De 2 à 30 minutes après le début, elle peut demander et téléverser un nombre limité de positions ponctuelles et actuelles, habituellement au point de vérification de la 4e minute ou lors d’un changement d’état de la zone du chantier. Ces vérifications bornées n’effectuent pas de suivi continu. Le serveur conserve seulement une preuve dérivée « sur place », « hors du chantier » ou « non vérifiée » de courte durée, la précision, la distance et l’heure pour au plus un rappel d’arrivée à compter de cinq minutes après le début; les coordonnées brutes ne sont pas conservées, aucun trajet n’est téléversé ou conservé, et une position absente ou peu fiable produit un message neutre. Le rappel qui en résulte peut demeurer dans l’historique des notifications. Pendant un quart admissible en cours sur un chantier doté d’une zone enregistrée, des lectures précises répétées peuvent envoyer un rappel local à plus de 100 mètres de la zone lorsque les notifications sont autorisées et demander un poinçon de sortie automatique si l’employé demeure à plus de 200 mètres pendant au moins 30 secondes. La fenêtre avant poinçon s’arrête 30 minutes après le début planifié, au poinçon d’arrivée, à l’annulation, à la désactivation ou à la déconnexion. La protection du quart s’arrête au poinçon de sortie, à la désactivation, à la déconnexion ou lorsque l’app constate une perte d’admissibilité. Le trajet échantillonné n’est ni téléversé ni conservé; une preuve finale limitée demeure avec un poinçon automatique.

Avant d’activer le GPS, le Client doit informer les personnes concernées, expliquer la finalité, les données traitées et conservées, les personnes qui y auront accès, la durée de conservation, les choix de l’employé et les solutions de rechange. Il doit aussi respecter les règles d’emploi, de vie privée, de convention collective et de surveillance applicables.

Le Client doit prévoir une procédure raisonnable lorsque le GPS est indisponible, imprécis, non autorisé sur l’appareil ou inadapté au contexte. Un poinçon de sortie automatique ferme l’entrée de temps, mais ne détermine pas la paie ou une mesure disciplinaire. Le Client doit offrir une révision humaine et un moyen de corriger ou contester le résultat avant de s’y fier pour une décision importante.

08 — Soumissions, signatures et paiements

Les documents électroniques doivent être relus avant l’envoi.

Le Client est responsable de la portée, des prix, taxes, options, échéanciers, conditions et mentions légales de ses soumissions. Il doit vérifier l’identité et l’autorité du signataire selon le niveau de risque du contrat. Fondation Flow conserve certains éléments d’audit pour relier une acceptation au document, mais ne garantit pas qu’une signature sera suffisante dans tous les contextes ou pour tout type de contrat.

Le suivi des acomptes, paiements et rappels est informatif. Sauf entente distincte, Fondation Flow ne reçoit pas les fonds du client final, ne valide pas une carte de paiement et ne garantit pas le recouvrement d’une somme.

09 — Transfert de leads et Centre de croissance

Les services humains ou sur mesure font l’objet d’un accord distinct.

Un propriétaire autorisé peut demander le transfert d’un lead à Fondation Flow après avoir accepté le taux de succès et la version des conditions applicables. Chaque transfert conserve son propre instantané de conditions. L’acceptation d’un transfert n’assure pas qu’un rendez-vous, une vente ou un résultat sera obtenu.

Les projets du Centre de croissance, notamment automatisation, site Web, publicité, vidéo ou visualisation 3D, commencent par une consultation. La portée, les livrables, la propriété intellectuelle, les délais, les frais et les critères d’acceptation doivent être confirmés dans une proposition ou entente séparée.

10 — Utilisations interdites

Le service ne doit pas servir à nuire, contourner ou tromper.

Il est interdit d’utiliser Fondation Flow pour :

• accéder aux données d’une autre entreprise ou contourner une permission, une limite ou une mesure de sécurité;
• envoyer des messages non sollicités, trompeurs, harcelants, discriminatoires ou illégaux;
• surveiller secrètement une personne ou recueillir une localisation sans avis ni autorité suffisante;
• téléverser un logiciel malveillant, perturber le service, effectuer un test de sécurité non autorisé ou automatiser un volume abusif;
• copier, revendre, désassembler ou tenter d’extraire le code, les modèles, la structure ou les données du service, sauf droit impératif contraire;
• usurper une identité, falsifier une signature, contourner un désabonnement ou utiliser une donnée à une fin incompatible avec l’avis fourni.

11 — Propriété intellectuelle et confidentialité

Le produit reste à Fondation Flow; les données d’entreprise restent au Client.

Fondation Flow et ses concédants conservent tous les droits sur la plateforme, le code, le design, les marques, les modèles, la documentation et les améliorations. Aucun droit n’est accordé sauf l’accès limité, non exclusif, non transférable et révocable nécessaire à l’utilisation autorisée du service pendant la durée de l’entente.

Chaque partie protège les renseignements confidentiels de l’autre avec un soin raisonnable et ne les utilise que pour l’entente. Cette obligation ne couvre pas une information devenue publique sans violation, reçue légitimement d’un tiers, développée indépendamment ou exigée par la loi après avis lorsque permis.

12 — Frais, évolution et disponibilité

Les modalités commerciales viennent de la commande acceptée.

Les prix, limites, période d’abonnement, renouvellement et modalités de paiement sont ceux de la proposition ou commande applicable. Les frais sont non remboursables sauf indication contraire écrite ou exigence légale. Tout retard peut entraîner une suspension après avis raisonnable.

Nous pouvons faire évoluer l’interface et les fonctions pour améliorer, sécuriser ou maintenir le service. Nous cherchons à éviter une réduction matérielle de la fonction principale pendant une période payée. Le service peut être interrompu pour maintenance, incident, fournisseur, force majeure ou enjeu de sécurité; aucune disponibilité ininterrompue n’est garantie sauf engagement de niveau de service signé.

13 — Suspension, fin et exportation

La fin d’un compte doit protéger les données et les autres utilisateurs.

Fondation Flow peut suspendre ou résilier un accès en cas de violation importante, risque de sécurité, activité illégale, non-paiement ou demande d’une autorité, avec avis lorsque la situation le permet. Le Client peut mettre fin selon sa commande et doit retirer les accès de ses utilisateurs.

Le Client doit exporter les données nécessaires avant la fin de la période d’accès. Après la fermeture, les données suivent le processus de conservation et de suppression applicable, sous réserve d’une obligation légale, d’un litige ou d’une entente écrite différente.

14 — Garanties et responsabilité

La responsabilité est répartie selon ce que chaque partie contrôle.

Dans la mesure permise par la loi, le service est fourni « tel quel » et « selon disponibilité ». Fondation Flow ne garantit pas qu’il sera exempt d’erreurs, que les données saisies par le Client sont exactes, qu’un lead sera converti, qu’une soumission sera payée, qu’un calcul remplacera une comptabilité professionnelle ou qu’une sortie d’IA sera adéquate sans révision.

Dans la mesure permise par la loi, aucune partie n’est responsable des dommages indirects, spéciaux, punitifs ou consécutifs, ni de la perte de profits, de contrats ou de données qui auraient pu être raisonnablement évités. La responsabilité totale de Fondation Flow découlant du service est limitée aux frais effectivement payés pour le service au cours des douze mois précédant l’événement à l’origine de la réclamation.

Cette limite ne s’applique pas lorsqu’elle est interdite, notamment en cas de faute lourde ou intentionnelle, ni aux obligations qui ne peuvent être limitées par la loi. Le Client indemnise Fondation Flow contre une réclamation de tiers découlant de ses Données du Client, d’un message qu’il a envoyé, d’une surveillance non autorisée, d’une violation de la loi ou d’un usage contraire aux présentes conditions, sauf dans la mesure causée par une faute de Fondation Flow.

15 — Droit applicable et modifications

Une entente régie au Québec.

Ces conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans égard aux règles de conflit de lois. Sous réserve d’une règle impérative ou d’une entente écrite différente, tout différend relève des tribunaux compétents du Québec dans le district judiciaire de Montréal.

Nous pouvons modifier ces conditions pour refléter une évolution raisonnable du service, de la sécurité ou du droit. Une modification importante est communiquée par un moyen raisonnable avant son entrée en vigueur lorsque requis. Le fait de ne pas appliquer immédiatement une disposition ne constitue pas une renonciation, et une disposition invalide est ajustée au minimum nécessaire sans invalider le reste de l’entente.