01 — Portée et rôles
Une politique pour le site, la plateforme et les applications.
Cette politique s’applique au site fondationflow.com, à la plateforme app.fondationflow.com, aux applications Fondation Flow et aux services connexes. « Fondation Flow », « nous » et « notre » désignent l’exploitant de ces services.
Fondation Flow agit comme organisation responsable lorsqu’elle détermine les fins du traitement, notamment pour les demandes de démonstration, la gestion des comptes, la sécurité, le soutien et l’amélioration du service. Pour la majorité des dossiers de leads, clients, employés et chantiers, nous agissons comme prestataire de l’entreprise cliente et traitons les renseignements selon ses instructions et ses paramètres.
Vous êtes client ou employé d’un entrepreneur? L’entreprise qui a créé votre dossier demeure votre premier point de contact. Nous l’assistons pour répondre aux demandes liées aux renseignements hébergés dans Fondation Flow.
02 — Renseignements traités
Nous limitons la collecte à ce qui soutient le travail demandé.
| Catégorie | Exemples | Finalités principales |
|---|---|---|
| Compte et entreprise | Nom, courriel, téléphone, rôle, entreprise, paramètres, langue, authentification multifacteur. | Créer le compte, vérifier l’accès, gérer les rôles, fournir le soutien et sécuriser le service. |
| Leads et clients | Coordonnées, adresse, source, projet, budget, disponibilité, notes, messages, rendez-vous et historique. | Centraliser les demandes, préqualifier, suivre les échanges, préparer les soumissions et planifier le travail. |
| Employés et équipes | Coordonnées, rôle, numéro d’employé, compétences, disponibilités, affectations, notes, photos, heures, pauses et approbations. | Planifier les équipes, documenter le travail, produire les feuilles de temps et préparer les rapports d’heures. |
| Localisation ponctuelle | Latitude, longitude, précision, distance du chantier et résultat de la zone GPS au moment du poinçon. | Associer une entrée ou une sortie au bon chantier et aider l’entreprise à valider la feuille de temps. |
| Chantiers et finances opérationnelles | Adresse, échéancier, budget, catégories de coûts, dépenses, reçus, taux horaires, rentabilité et mises à jour client. | Exécuter le projet, suivre les coûts, préparer les rapports et donner une vue de la rentabilité. |
| Soumissions et signatures | Portée, prix, options, taxes, conditions, nom du signataire, consentement, date et éléments de preuve contextuels. | Créer, transmettre, suivre, accepter et conserver la preuve d’une soumission électronique. |
| Communications | SMS, courriels, notifications, statut d’envoi, préférences et demandes de désabonnement. | Répondre, confirmer un rendez-vous, envoyer un rappel autorisé et conserver le contexte de la relation. |
| Utilisation et sécurité | Identifiants techniques, journaux d’accès, appareil, navigateur, erreurs et événements administratifs. | Prévenir les accès non autorisés, diagnostiquer les problèmes, auditer les actions et protéger les comptes. |
| Demandes Fondation Flow | Demande de croissance, préférence de contact, contexte, réservation de consultation ou dossier de transfert de lead. | Fournir le service demandé, organiser une rencontre ou permettre un suivi transparent par une équipe autorisée. |
Nous ne demandons pas de numéro d’assurance sociale, de numéro d’assurance maladie ni de données bancaires pour les fonctions décrites ci-dessus. Fondation Flow suit les paiements et produit des rapports d’heures, mais n’est pas un processeur de paie, un service de remise gouvernementale ni un processeur de cartes de paiement.
03 — Sources et collecte
Les renseignements viennent de vous, de votre entreprise ou d’une intégration autorisée.
Nous recevons des renseignements directement lors de l’inscription, d’une demande de démo, d’une signature ou d’une interaction avec le service. Une entreprise cliente peut aussi créer des dossiers pour ses employés, clients et prospects. Des leads peuvent être transmis depuis des campagnes ou services reliés par le client, notamment Meta ou Google, et les réponses SMS peuvent être ajoutées au dossier correspondant.
Certaines informations sont générées par l’utilisation du service, comme le statut « vu » d’une soumission, un journal de sécurité, un calcul de rentabilité ou une synthèse assistée par l’IA. Lorsqu’une technologie permet la localisation ou le profilage, un avis spécifique est fourni et la fonction doit être activée dans le contexte approprié.
04 — Utilisations
Chaque utilisation doit rester liée à une finalité expliquée.
- Fournir, configurer, maintenir et soutenir la plateforme demandée par l’entreprise cliente.
- Authentifier les utilisateurs, appliquer les permissions et isoler les données de chaque entreprise.
- Relier un lead, une soumission, un rendez-vous, un chantier, une équipe, des coûts et un profit au bon dossier.
- Générer des réponses, résumés ou recommandations assistés par l’IA lorsqu’un utilisateur active la fonction.
- Transmettre des communications opérationnelles et, lorsque permis, commerciales.
- Prévenir la fraude, détecter les erreurs, documenter les actions sensibles et répondre aux incidents.
- Améliorer l’ergonomie, la fiabilité et les fonctions à partir de données limitées au besoin.
- Respecter nos obligations légales, faire valoir nos droits et répondre à une autorité compétente.
Nous ne vendons ni ne louons les renseignements personnels. Nous ne les utilisons pas pour une publicité comportementale indépendante des services demandés.
05 — Consentement et contrôle
Le consentement doit être compréhensible, spécifique et retirable.
Lorsque le consentement constitue la base appropriée, il doit être manifeste, libre, éclairé, donné à des fins spécifiques et demandé séparément lorsque les renseignements sont sensibles. Une personne peut retirer son consentement, sous réserve des obligations contractuelles ou légales qui exigent certains renseignements pour fournir ou documenter le service.
L’entreprise cliente est responsable d’obtenir les autorisations nécessaires avant d’ajouter les renseignements d’un client, d’un prospect ou d’un employé, d’activer le poinçon GPS ou de lancer une communication commerciale. Fondation Flow fournit des contrôles et des avis, mais ne peut pas remplacer l’évaluation juridique propre au contexte de l’employeur ou de l’expéditeur.
06 — IA, profilage et décisions
L’IA assiste le travail; elle ne remplace pas le jugement responsable.
Des fonctions peuvent résumer un dossier, proposer une prochaine action, générer un message ou préqualifier un lead à partir des réponses fournies. Le contexte strictement utile peut être transmis à un fournisseur d’IA pour produire la réponse. Les résultats peuvent être incomplets ou inexacts et doivent être vérifiés avant une décision importante.
Fondation Flow n’est pas conçu pour rendre seul une décision ayant des effets juridiques ou importants sur un client, un employé ou un candidat. Si une entreprise configure un processus qui produit une décision exclusivement automatisée, elle doit donner l’avis requis, expliquer sur demande les renseignements et principaux facteurs utilisés, permettre la rectification et offrir une révision humaine.
07 — Communications et transferts
Nous communiquons les renseignements seulement lorsque le travail le demande.
Les renseignements peuvent être accessibles aux utilisateurs autorisés de l’entreprise cliente, à Fondation Flow pour l’exploitation et le soutien, et aux fournisseurs techniques décrits dans notre liste des sous-traitants. Un dossier de lead transféré à l’équipe Fondation Flow n’est accessible qu’après une demande et l’acceptation des conditions de transfert par un propriétaire autorisé.
Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements hors Québec ou hors Canada. Avant un tel traitement, Fondation Flow évalue les facteurs pertinents, limite les données communiquées et utilise des engagements contractuels adaptés. Les autorités d’une autre juridiction peuvent néanmoins y accéder conformément aux lois applicables dans cette juridiction.
08 — Conservation et destruction
Les renseignements ne doivent pas rester plus longtemps que nécessaire.
La durée dépend de la finalité, des instructions de l’entreprise cliente, de la relation contractuelle et des exigences légales. Les données opérationnelles sont normalement conservées pendant l’abonnement afin que l’entreprise puisse retrouver son historique. Après la fermeture d’un compte, elles entrent dans le processus d’exportation, de suppression et d’expiration des copies de sauvegarde applicable au service.
| Type de dossier | Critère de conservation |
|---|---|
| Compte, soutien et sécurité | Pendant la relation, puis pour la période nécessaire à la fermeture, à la prévention des abus et au règlement d’un différend. |
| Données clients, employés et chantiers | Selon les instructions et le calendrier de l’entreprise cliente, sous réserve des obligations légales applicables. |
| Soumissions signées et pistes d’audit | Aussi longtemps qu’elles sont nécessaires comme preuve contractuelle ou selon le délai de conservation applicable à l’entreprise cliente. |
| Heures, coûts et documents financiers | Selon les obligations d’emploi, fiscales, comptables et contractuelles de l’entreprise cliente. |
| Demandes de démo ou de croissance | Le temps de répondre et d’effectuer un suivi raisonnable, puis suppression ou conservation limitée avec consentement ou obligation applicable. |
| Registre d’incidents | Au moins cinq ans à compter de la prise de connaissance de l’incident, lorsque la loi québécoise l’exige. |
Lorsqu’une finalité est accomplie et qu’aucune obligation n’impose la conservation, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément aux exigences applicables. La géolocalisation exige une prudence particulière et n’est pas présumée anonymisée.
09 — Vos droits
Vous pouvez demander de comprendre, consulter ou corriger.
Selon la loi et votre situation, vous pouvez notamment demander :
- l’accès aux renseignements personnels qui vous concernent et des précisions sur leur utilisation;
- la correction d’un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
- le retrait d’un consentement pour une utilisation future;
- la portabilité de certains renseignements informatisés recueillis auprès de vous, dans un format structuré et couramment utilisé;
- la cessation de diffusion ou la désindexation lorsque les conditions légales sont réunies;
- des explications et une révision humaine lorsqu’une décision est fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
- la suppression de renseignements qui ne sont plus nécessaires, sous réserve d’une obligation de conservation.
Une demande doit être écrite et suffisamment précise. Nous répondons dans le délai prévu par la loi applicable et expliquons tout refus permis par la loi. Vous pouvez aussi déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou d’une autre autorité compétente.
10 — Sécurité et incidents
La protection combine accès limités et réaction aux incidents.
Nos mesures sont proportionnelles à la sensibilité, à la quantité, à la finalité et au support des renseignements. Elles comprennent notamment la gestion des accès, la séparation des organisations, la protection des fichiers, la surveillance d’événements pertinents et un processus de gestion des incidents.
En cas d’incident, nous cherchons à contenir la situation, à réduire le risque, à préserver les éléments utiles et à prévenir une répétition. Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, les avis requis sont transmis avec diligence à l’autorité et aux personnes concernées.
Consulter notre aperçu de sécurité et de responsabilité partagée.
11 — Mineurs et modifications
Un service professionnel, pas un produit destiné aux enfants.
Fondation Flow est destiné aux entreprises et à leurs utilisateurs autorisés. Il n’est pas conçu pour recueillir sciemment les renseignements d’un enfant. Si un renseignement concernant un mineur doit être traité dans un contexte légitime, l’entreprise cliente doit respecter les règles de consentement et de nécessité applicables.
Nous pouvons modifier cette politique pour refléter une évolution du service ou du droit. Une modification importante est signalée par un moyen raisonnable, et la date de version affichée en haut de la page est mise à jour.
Responsable de la protection des renseignements personnels
Une question, une plainte ou une demande d’accès?
Écrivez au responsable de la protection des renseignements personnels de Fondation Flow. Nous pouvons devoir confirmer votre identité avant de communiquer ou de corriger des renseignements.