La automatización tiene límites. Las decisiones importantes las toman las personas.
Cuando el propietario lo activa y la intención es clara, Fondation Flow puede responder automáticamente a una respuesta de seguimiento que cumpla los requisitos y aplicar uno de tres resultados configurados por el propietario: Perdido porque se eligió a otro contratista, o una etapa abierta de devolución de llamada o presupuesto solicitado. Nunca puede cambiar un cliente potencial a Ganado y no está diseñado para tomar por sí solo decisiones importantes sobre clientes, empleados o candidatos.
01 — Funciones de asistencia
En qué tareas puede ayudar la IA.
- iniciar o continuar una conversación autorizada con un cliente potencial usando el historial reciente y la información aprobada de la empresa;
- resumir un registro, detectar información que falta o sugerir la siguiente acción;
- preparar borradores de mensajes para clientes, textos de presupuestos, actualizaciones o notas internas;
- ayudar a organizar solicitudes para Fondation Flow Closing o el Centro de crecimiento;
- apoyar búsquedas, prioridades y tareas administrativas que active un usuario.
Fondation Flow usa Anthropic para estas funciones opcionales de IA. Antes de enviar cualquier contenido relevante, la app identifica a Anthropic, explica el propósito y las categorías de datos, y solicita un permiso explícito con una versión registrada. El propietario que active el tratamiento automático de clientes potenciales también debe confirmar que la empresa tiene autoridad para compartir con Anthropic los datos indicados de la empresa, los clientes potenciales y los clientes para ese propósito. Desde Configuración, un usuario puede rechazar o retirar el permiso de asistencia personal con IA, y el propietario puede retirar el de conversaciones y calificación automáticas de clientes potenciales. El servidor bloquea nuevos envíos después del retiro. Las funciones sin IA siguen disponibles. Consulta la política de privacidad de Anthropic.
La empresa cliente es responsable de contar con una base legal adecuada, dar los avisos obligatorios y obtener los consentimientos que exija la ley aplicable para los datos de clientes o clientes potenciales que configure para el tratamiento con IA. La confirmación del propietario dentro del producto registra la autorización de la empresa; no es asesoría legal ni reemplaza esas obligaciones.
02 — Límites y revisión
El contenido generado puede estar incompleto, desactualizado o equivocado.
Un seguimiento activado expresamente solo se puede enviar sin revisión individual dentro de los límites específicos que se describen abajo. Una persona debe revisar siempre el resultado antes de fijar un precio o alcance, hacer una promesa, programar una visita, dar orientación legal o de seguridad, o usarlo para asuntos de empleo, crédito, contratos u otras decisiones importantes. Fondation Flow no garantiza que el contenido generado sea correcto, completo, único o adecuado para un propósito regulado.
No incluyas información sensible innecesaria en las instrucciones ni en las notas de texto libre. El Cliente sigue siendo responsable de la información que decide enviar y de confirmar que el uso previsto es legal.
03 — Seguimientos por conversación
El propietario elige el proceso; Flow no inventa el resultado.
Cuando el propietario activa esta opción para un seguimiento, Flow puede analizar la conversación reciente y la información aprobada de la empresa para responder en el mismo idioma. Una respuesta clara solo puede mover al cliente potencial a la etapa elegida por el propietario para una devolución de llamada solicitada, un presupuesto por preparar o un cliente potencial perdido que eligió a otro contratista. Flow no puede marcarlo automáticamente como ganado, aceptar un contrato ni elegir una etapa cualquiera.
Una respuesta ambigua, sensible o contradictoria, una solicitud de ayuda humana o un intento de cambiar las instrucciones del asistente detienen la automatización para que intervenga una persona. Las respuestas automáticas no deben inventar precios, alcances, garantías, plazos, enlaces de pago, asesoría legal ni instrucciones de seguridad. STOP y el retiro del consentimiento siempre tienen prioridad. El propietario puede desactivar la función o continuar la conversación personalmente.
04 — Precalificación de clientes potenciales
La calificación organiza el contexto; no promete una venta.
Cuando la función está activa, un cliente potencial de una fuente autorizada puede recibir un SMS inicial que identifica a la empresa o a su asistente y pide detalles del proyecto. La etiqueta «precalificado» significa que se recopiló la información configurada o se cumplieron ciertos criterios. No garantiza identidad, capacidad de pago, compatibilidad, obtención del contrato ni éxito del proyecto.
05 — SMS, correo electrónico y notificaciones
El remitente sigue siendo responsable de que la comunicación sea legal.
La empresa cliente debe tener la base legal necesaria, identificar al remitente, dar información de contacto correcta e incluir un mecanismo de baja que funcione cuando sea obligatorio. Debe atender rápidamente las solicitudes STOP, de baja y de retiro del consentimiento, y mantener los registros adecuados de exclusión de envíos.
Las confirmaciones operativas no deben convertirse en promociones ajenas a su propósito. El Cliente sigue siendo responsable de los horarios, la frecuencia, las horas de descanso, las preferencias del destinatario y la diferencia entre mensajes de servicio y comerciales.
06 — Solicitudes de reseñas
Un seguimiento sensible siempre requiere una decisión humana.
Marcar un proyecto como terminado no envía automáticamente una solicitud de reseña en Google. Fondation Flow muestra un mensaje opcional para que un usuario autorizado lo revise y decida si lo envía. La empresa es responsable de actuar de forma justa, respetar las reglas de la plataforma y el consentimiento, y evitar prácticas engañosas con las reseñas.
07 — Decisiones importantes y usos prohibidos
No dejes una decisión importante en manos de una etiqueta o puntuación.
El Cliente no debe usar los resultados de la IA como única base de una decisión con efectos legales o de importancia similar cuando se exige revisión humana o una explicación. No debe usar el servicio para discriminación ilegal, manipulación, suplantación, acoso, afirmaciones engañosas ni vigilancia prohibida.
08 — Opciones y preguntas
La automatización se puede limitar o desactivar.
Los administradores autorizados pueden controlar la configuración disponible de comunicaciones y automatización. Un destinatario puede pedir a la empresa que deje de enviar mensajes, corrija un registro o explique cómo se usó una calificación. Las preguntas sobre el tratamiento de datos de Fondation Flow se pueden enviar a legal@fondationflow.com.
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